Carduri de carburant pentru profesioniști: ghidul complet

Cardurile de carburant cunosc un succes din ce în ce mai mare în cadrul companiilor românești. Pe o piață din ce în ce mai atractivă, numărul participanților care propun carduri de carburant pentru companii n-a fost niciodată atât de important – și evoluția nu s-a încheiat. În plus, cu scopul de a se evidenția, acești participanți propun în materie de servicii oferte mai îmbunătățite de la o zi la alta. Pe această piață în plină transformare, rezultatul este că niciodată până acum companiile nu au avut la dispoziție carduri de carburant atât de avantajoase și niciodată atâtea dificultăți de a alege între ofertele diferiților emitenți.

Ce este un card de carburant în 2020? Cum funcționează aceste carduri? Care sunt diferiții furnizori de carduri de carburant și cum să alegi între ei? Cum să înțelegi prețurile cardurilor de carburant?
Ghidul nostru trece în revistă toate întrebările esențiale pentru a alege bine un produs din ce în ce mai important pentru toate companiile.

Cardurile de carburant, de la principiu la funcționare

Cardurile de carburant sunt mijloace de plată destinate în mod special anumitor cheltuieli legate de deplasările profesionale – carburant… dar nu numai. Utilizarea acestora în viața de zi cu zi se dorește pe cât se poate de simplă, fiindcă însuși motivul de a exista al acestora este de a simplifica procedurile legate de aceste deplasări pentru companie cât și pentru colaboratorul care se află în deplasare.

Cardurile de carburant: ce sunt acestea?

Cardurile de carburant sunt un mijloc de plată preplătit sau la termen, permițând plata anumitor cheltuieli legate de deplasările profesionale al diferiților colaboratori autorizați ai unei companii.
Pot fi vizate toate tipurile de vehicule: ușoare, utilitare sau grele. Aceste carduri sunt pe numele companiei și în general asociate mai curând unui vehicul decât unui șofer. În toate brandurile care acceptă acest card, cardul de carburant permite plata diferitor produse și servicii precum carburantul, dar și spălarea mașinilor și anumite consumabile necesare întreținerii minime a vehiculului.
Și alte servicii legate de deplasările profesionale pot fi plătite cu aceste carduri de combustibil, între acestea: staționarea în parcare sau taxele de drum.
Cardul de carburant are drept obiectiv simplificarea administrării domeniului carburantului în companii.
El eliberează de fapt colaboratorii aflați pe traseu de obligația de a plăti cash cheltuielile profesionale legate de deplasări și emiterea către managerul de flotă a unei facturi unice pentru toate tranzacțiile efectuate cu cardul.

Funcționarea cardurilor de carburant în viața de zi cu zi

În viața de zi cu zi, în ceea ce îl privește pe utilizator, funcționarea cardului de carburant pentru cumpărături este concepută pentru a fi cât se poate de simplă.
La fiecare tranzacție, acest utilizator folosește cardul de carburant pentru a-și plăti combustibilul și/sau diverse produse și servicii autorizate. Pentru staționarea în parcare sau pentru taxele de drum, cardul este în general dotat cu un dispozitiv de plată electronică a taxelor rutiere, iar utilizatorul nu are nevoie să folosească un automat. Pentru carburant, anumite carduri nu funcționează decât în automate, altele nu funcționează decât la ghișeu, iar altele funcționează și la ghișeu și la distribuitoarele automate de carburant.
Utilizatorul își prezintă cardul, indică numărul de înmatriculare al vehiculului, și adesea kilometrajul la momentul tranzacției. Dacă cardul este prevăzut cu o simplă bandă magnetică, trece cardul prin fanta dispozitivului de citire și semnează de primire. Dacă este vorba despre un cad cu cip, formează codul PIN.
În ceea ce îl privește pe managerul flotei, funcționarea este foarte diferită în cazul în care cardul este preplătit sau la termen. În primul caz, trebuie alimentat creditul cardului de fiecare dată când este necesar. În cel de-al doilea caz, plățile se fac cu factură și cheltuielile sunt anticipate atât pentru angajat cât și pentru companie. În orice caz, managerul de flotă dispune de un anumit număr de setări care îi permit să controleze utilizarea cardului.

El poate astfel să-i limiteze utilizarea:
- La anumite tipuri de carburant,
- La anumite tipuri de produse și servicii pentru cardurile permițând servicii anexe,
- La anumite zile de utilizare din săptămână,
- La anumite ore de utilizare pe zi,
- La o anumită sumă per tranzacție,
- La anumite locuri geografice,
- La un anumit număr de litri de carburant pe tranzacție.

Aceste limite pot fi absolute, automate, împiedicând deci plățile, sau informative, generând alerte trimise managerului.
Pentru a completa aceste dispozitive de control și a urmări consumul de combustibil, adesea este dat cu un abonament al cardurilor de carburant și accesul la un software de gestiune on-line.

Diferiții furnizori de carduri de carburant

Marile companii petroliere nu mai sunt singurele care propun carduri de carburant. Li s-au alăturat prestatorii specializați independenți.

Marile companii petroliere

În mod firesc, marile companii petroliere sunt la originea acestor tipuri de carduri. Rețelele lor le permit să propună carduri valabile nu doar în România, ci și în mai multe țări europene. Partenerii furnizează serviciile de taxare rutieră electronică și de plată de staționare în parcare. Una dintre marile evoluții recente ale ofertelor companiilor petroliere în ultimii ani a fost apariția cardurilor de carburant multi-brand, concurenții decizând partajarea rețelelor lor cu scopul de a mări numărul de benzinării disponibile pentru titularii de carduri.

Principalele rețele actuale sunt cele de la :
- Cardul MOL de la Grupul MOL,
- Cardul AS24 de la Total,
- Cardul Euroshell (Shell),
- Cardul Gazprom de la Petrol România,
- Cardul Lukoil de la Lukoil,
- Cardul OMV, de la OMV Petrom.

În afara cardului OMV / Petrom, multi-brand dat fiind faptul că OMV și Petrom sunt proprietatea aceleiași companii, care dispune de cea mai mare rețea de benzinării în România, toate celelalte carduri au devenit multi-brand în grade diferite.

Prestatori specializați independenți

Alături de această categorie de participanți ”naturali”, au apărut spre a ataca piața și prestatorii specializați independenți. Acești actori nu distribuie ei înșiși carburant, dar au reușit, grație acordurilor atât cu companiile petroliere cât și cu brandurile de mare distribuție să propună o ofertă și o rețea de benzinării care rivalizează cu a celor din urmă.

Principalele carduri ale prestatorilor specializați independenți de pe piață sunt:
- Cardul UTA, o marcă a Grupului Edenred,
- Card Cardoil Avantaj de la Cardoil Avantaj
- Eurowag de la W.A.G. payment solutions

Avantaje repartizate în mod inegal între diferiți furnizori

Dacă legat de principiile intrinseci ale cardurilor de carburant avantajele diverselor carduri sunt aceleași, ele nu sunt dezvoltate în aceeași măsură la toți emitenții de carduri de carburant. A diferenția între aceste avantaje este una dintre condiții pentru a alege cardul de carburant care corespunde cel mai bine nevoilor sale, cât și pentru a le înțelege bine prețul.

Avantajele tip ale cardului de carburant

Cardurile de carburant prezintă avantaje practice și economice.

Printre avantajele practice cele mai importante sunt cele legate de:
- Simplul fapt că, de fapt, colaboratorul în deplasare, respectiv compania însăși în cazul cardului cu plata la termen, nu mai are de plătit aproape nici un cost rutier de deplasare,
- Faptul că managerul de flotă primește o factură unică, clară și detaliată pentru toate tranzacțiile tuturor cardurilor utilizate în companie, mai curând decât decontul de cheltuieli de combustibil per tranzacție,
- Faptul că pe această factură figurează un calcul precis, exact, normalizat din punct de vedere contabil al TVA-ului deductibil legat de aceste tranzacții,
- Încadrarea cheltuielilor profesionale cu setările detaliate mai sus,
- Dispariția aproape în totalitate a riscurilor de fraudă pentru cheltuielile profesionale legate de acest dispozitiv,
- Instrumentele de raportare avansată pentru consum,
- Servicii incluse cu cardul, privind mai ales plata taxelor rutiere, a staționărilor în parcare, respectiv și ale altor servicii.

Cardurile aduc și anumite avantaje economice companiei:
- Dispariția riscului de fraudă este o sursă de economii,
- Precum și reducerea timpului de gestiune administrativă și contabilă comparativ cu un sistem clasic de deconturi care presupune procese mai greoaie și cronofage,
- Ele permit o mai bună gestiune a consumurilor de carburant care poate fi implementată datorită instrumentelor de monitorizare și de raportare avansate,
- În sfârșit, anumiți emitenți acordă o reducere a prețului la pompă titularilor de carduri.

Cum să alegi cardul de carburant dintre diferitele oferte de pe piață

Nu toate aceste avantaje sunt la fel de prezente pentru toate cardurile de carburant disponibile pe piață, ceea ce constituie un prim criteriu de alegere.
Într-adevăr:
- Instrumentele de raportare și monitorizare nu sunt la fel de dezvoltate peste tot: anumiți furnizori nu propun decât facturi detaliate, alții adevărate instrumente de administrare a flotei în timp real,
- Serviciile asociate cardului nu sunt peste tot aceleași: spălătoriile auto, serviciile și produsele în magazin (uneori nu există efectiv magazine în rețea!), plata taxelor de drum și a staționărilor în parcare nu sunt posibile cu orice card,
- Configurarea controlului pentru utilizare poate fi mai mult sau mai puțin rafinată,
- Reducerile acordate la prețul de carburant variază de la un furnizor de carduri de combustibil la altul - pentru cei care propun reduceri! – pentru sumă cât și pentru modul de calcul. Unii oferă o reducere fixă de câțiva bani la prețul de carburant, alții o reducere negociată în funcție de volumele medii consumate lunar, altele un tarif național negociat valabil în toate benzinăriile ce acceptă cardul.

Însă principalul element care diferențiază diferitele carduri este densitatea rețelei de benzinării care îl acceptă, de la câteva sute la câteva mii atât în România cât și în Europa. Atenție: mai mult decât numărul absolut al benzinăriilor, trebuie luată în considerare apropierea de benzinării a locurilor celor mai vizate prin traseele potențiale.

Componentele prețului unui card de carburant

Prețul unui card de carburant este și el, firește, unul dintre criteriile cele mai importante ale alegerii.
Cea mai mare parte a emitenților nu propun decât prețul lunar. Însă, sunt de prevăzut și alte costuri. A înțelege structura însăși a prețurilor cardurilor este aproape la fel de important cu a cunoaște nivelurile acestor prețuri.
Iată un tabel al diferitelor costuri posibile legate de cardurile de carburant.

Pentru a fi sigur de alegerea unui prestator bun, este ideal să se facă mai multe cereri de oferte de carduri de carburant. Rapid, gratuit și fără obligații, serviciul de intermediere al lui Companeo vă permite să comparați până la 4 oferte și să o alegeți pe cea care răspunde cel mai bine nevoilor dumneavoastră.