Cardurile de carburant: informații simplificate pentru toți

La antipodul sistemului de deconturi, funcționarea cardurilor de carburant pentru companie este gândit spre a fi cât mai simplu posibil pentru toți utilizatorii, de la managerul flotei și până la colaboratorul în deplasare sau în călătorie de afaceri ocazională.
Este necesară cunoașterea în detaliu a câtorva reguli pentru a permite tuturor beneficiarilor sistemului să obțină maximum de avantaje pe care le aduce cardul de carburant pentru profesioniști.
Care sunt condițiile de utilizare în viața de zi cu zi? În ce benzinării pot fi utilizate cardurile de carburant? Care sunt potențialii beneficiari autorizați pentru cardurile de carburant pentru profesioniști? Și care sunt beneficiile pe care le pot obține din utilizarea acestora?

Informații despre cardurile de carburant pentru companii în viața de zi cu zi

Funcționarea zilnică a cardurilor de carburant este determinată de condiții care depind în mare măsură de deciziile managerului flotei. Independent de aceste condiții, a ști în ce benzinării pot fi utilizate cardurile este un element cheie pentru a profita de avantajele pe care acestea le aduc.

Condiții: informațiile esențiale ale cardurilor de carburant

Orice companie poate beneficia de carduri de carburant – dar nu particularii.
Condițiile de utilizare ale cardurilor de carburant de către profesioniștii aflați pe traseu depind în mod special de alegerile realizate de către managerului flotei în companie.
Astfel, managerul flotei poate limita funcționarea cardurilor de carburant pentru companie la:
- Un anumit tip de carburant,
- Un anumit tip de serviciu, altul decât plata carburantului,
- O anumită zonă geografică,
- O anumită sumă pe zi, pe săptămână, pe lună sau pe tranzacție,
- Un anumit număr de litri per tranzacție.

Managerul poate alege să restricționeze funcționarea cardului de carburant pentru companie și deci plata tranzacțiilor dacă aceste limite sunt depășite, sau mai simplu, să primească o alertă. Dincolo de aceste condiții, utilizatorul trebuie să se asigure:
- Că a plătit tranzacțiile introducând cardul cu bandă magnetică în cititorul pompei benzinăriei sau direct în distribuitorul automat de carburant, apoi să semneze de primire,
- Că a compus codul PIN pentru cardurile de carburant cu cip,
- Că a verificat codul vehiculului în momentul plății,
- Respectiv pentru anumite tipuri de carduri de carburant, și kilometrajul vehiculului la momentul tranzacției.

Acoperirea rețelei de benzinării, parametru esențial al bunei funcționări a cardurilor de carburant pentru companie

Însă primul lucru pe care trebuie să îl verifice un utilizator înaintea oricărei tranzacții pentru a se asigura de buna funcționare a cardului de carburant pentru companie care i-a fost încredințat, este că efectiv cardul va fi acceptat la benzinăria la care vrea să realizeze tranzacția.
Rețelele cardurilor de carburant de companie diferă destul de mult de la un furnizor de carduri la altul, mergând de la câteva sute de puncte de vânzare până la câteva mii. Altele sunt limitate la un singur brand, altele sunt rețele multi-brand. Funcționarea cardurilor de carburant pentru companii ale anumitor emitenți este răspândită în mai multe țări europene, altele sunt limitate la România. Anumite carduri de combustibil funcționează doar la pompele automate, altele doar la ghișeu, altele funcționează la fel de bine la pompele automate cât și la ghișeu.
Din fericire, este în general oferită cu cardurile de carburant și o aplicație care permite utilizatorului să localizeze benzinăriile cele mai apropiate de el sau pe ruta sa care îi acceptă cardul.

Care sunt beneficiarii și care sunt avantajele lor?

Cardurile de carburant pentru companie sunt însoțite de un mare număr de avantaje pentru toți beneficiarii lor autorizați.

Potențialii beneficiari autorizați

Orice colaborator al oricărei companii autorizate de către managerul de flotă poate beneficia de avantajele cardurilor de carburant pentru companie.
Atenție totuși căci, dacă majoritatea cardurilor sunt asociate unui vehicul mai curând decât unui colaborator, unele pot fi rezervate unui profesionist sau unei combinații: vehicul identificat + colaborator specific.
În plus, funcționarea cardurilor de carburant cu cip le limitează în mod evident utilizarea la colaboratorii care cunosc codul PIN al cardului .
În sfârșit, regulile fiscale diferite determină consumurile anumitor categorii de profesioniști, în principal ale reprezentanților conducerii companiei.

Beneficiile cardurilor de carburant de companie pentru angajații în deplasare

Cardurile de carburant pentru companii acordă numeroase avantaje utilizatorilor lor:
- Primul dintre aceste avantaje este că ei nu mai au de plătit cheltuielile pentru carburant în timpul serviciului…
- Administrarea actelor justificative este și ea mult simplificată, emitentul de carduri de carburant trimițând o factură unică managerului de flotă pentru toate tranzacțiile și pentru toate cardurile companiei, astfel cardul devine un instrument de administrare eficientă a consumului de combustibil,
- Deținătorul unui card de carburant poate cumpăra mai mult decât carburant cu cardul său: spălare, programe de întreținere a vehiculului, taxe de drum, staționări în anumite parcări partenere, achiziționarea de consumabile în magazinele benzinăriilor… Nu doar cheltuielile de carburant, aproape toate cheltuielile de deplasare sunt acoperite de card și pentru acestea colaboratorul nu trebuie să plătească nimic,
- În plus, cu anumite carduri, prețurile plătite ale carburantului sunt mai mici decât cele afișate la pompă. Modalitățile variază foarte mult de la un furnizor de carduri la altul.

Însă pentru că acest ultim avantaj se referă mai ales la managerul de flotă, angajatul care dorește ca angajatorul său să-i simplifice gestionarea deplasărilor profesionale și a nenumăratelor deconturi va putea să îi transmită o situație pentru compararea cardurilor de carburant pentru profesioniști.
Și să îl sfătuiască, pentru a evalua acest avantaj economic deloc neglijabil pe care soluția le-ar aduce companiei, să ceară cât mai multe oferte on-line posibile.

De exemplu, utilizând serviciile on-line precum Companeo care permit solicitarea cu un clic a ofertelor din partea majorității prestatorilor de carduri de carburant de pe piață!