Funcționarea bonurilor de masă și ale altor tichete restaurant descrisă detaliat

Funcționarea tichetelor restaurant și a altor bonuri de masă este în prezent destul de bine cunoscută principalilor utilizatori. În orice caz, în ceea ce privește regulile de bază ale tichetelor restaurant. Căci, de fapt, fiecare tip de utilizator nu știe cu adevărat, cel mai bine, decât ceea ce îl privește: comerciantul știe să le încaseze, salariatul să le cheltuiască, angajatorul să le cumpere… Dar, pentru a înțelege cu adevărat cum funcționează un tichet restaurant, este necesar să avem o viziune precisă asupra ansamblului participanților implicați în sistem: emitenții de bonuri de masă, clienții (angajatorii), utilizatorii (salariații) și beneficiarii finali (comercianții implicați). Fiecare dintre acești participanți este implicat urmând reguli precise pentru a-și putea asigura rolul în circuitul complet de funcționare a tichetelor restaurant. Deci, în detaliu, cum funcționează tichetele restaurant?

Bonurile de masă emitenți și formate

Bonurile de masă sau tichetele restaurant sunt emise de emitenți, sau de un anumit număr de organisme specializate în comercializarea acestor servicii sub diverse forme. Care sunt astăzi aceste societăți și care sunt în acest moment diferitele formate ale bonurilor de masă?

Emitenții tichetelor de masă

Emitenții de bonuri de masă sunt organisme specializate în vânzarea acestora angajatorilor. Poate fi vorba despre societăți private, asociații sau cooperative. Emitenții își asumă comercializarea bonurilor, adică tipărirea, vânzarea și expedierea către angajatori. Prezenți la începutul ciclului, sunt de asemenea prezenți la finalul acestuia asigurând rambursarea către restaurante și comercianți. Dat fiind faptul că valoarea bonurilor este finanțată de angajatori, emitenții încasează cheltuielile de emitere (în general în procentul total al valorii comandate) și eventuale cheltuieli anexe.

Formatul tichetelor de masă

Fiecare dintre acești emitenți propune angajatorilor bonurile de masă în mai multe formate.
De fapt, bonurile de masă (”Bilete de valoare”) nu mai sunt disponibile doar în format pe suport hârtie.
Formatele actuale sunt astfel:
- Format hârtie – fiecare bon seamănă cu un cec, detașabil dintr-un carnet ce conține mai multe bonuri și care deține numele companiei-client, acela al salariatului sau al colaboratorului beneficiar și o valoare nominală exactă;
- Format suport electronic – ca un card de credit preplătit de întreprindere, cardul cu cip poate fi utilizat pentru a plăti cheltuielile alimentare (exclusiv acestea) în toate magazinele care îl acceptă;
- Și în on-line pe mobil prin aplicații precum Apple Pay, Goolge Pay sau Samsung Pay.

Clienții, piatra de temelie a funcționării tichetelor restaurant: angajatorii

Angajatorii sunt în centrul sistemului de funcționare a bonurilor de masă: când emitenții le vând, concret, angajatorii sunt aceia care le achită pentru a le distribui angajaților. Cum se organizează aceste etape?

Comanda bonurilor de masă

Angajatorii care doresc să adere la acest sistem, cumpără tichetele de masă de la emitentul pe care l-au ales, apoi le distribuie salariaților.
Angajatorii sunt de fapt în totalitate liberi de adera sau nu la sistem și să aleagă emitentul pe care îl preferă. Este în mod particular oportun pentru acești angajatori să solicite estimări aferente costului de tichete restaurant la emitenții posibili înainte de a alege.
Odată partenerul selectat, ei determină valoarea bonurilor de masă în acord cu consiliul director sau în manieră unilaterală. Această participare a angajatorului este încurajată de către Stat, și-i dă dreptul la avantaje fiscale și de exonerare de la cotizațiile sociale în anumite limite.
Dincolo de costul tichetelor, împărțit cu salariații, angajatorii plătesc, doar ei, costurile administrative solicitate de emitenți.

Distribuirea și gestionarea bonurilor de masă, partea centrală a funcționării tichetelor restaurant

După primirea bonurilor expediate de emitent, angajatorul le distribuie salariaților.
Condițiile de atribuire sunt stricte:
- Primează principiul general de egalitate, conform căruia angajatorul nu poate să aplice derogări pentru a alege să nu dea bonuri unei anumite categorii de salariați decât după criterii obiective: vechime, loc de rezidență sau număr de zile lucrate în luna respectivă;
- Angajatorul trebuie să aibă grijă să nu se atribuie mai mult de un tichet de masă pe zi lucrătoare fiecărui salariat;
- Să nu se atribuie aceste tichete salariaților al căror timp de lucru zilnic nu cuprinde cel puțin o pauză de masă;
- Nici conducătorilor nesalariați care dețin mai mult de 50% din capitalul companiei.
De asemenea, angajatorul este cel care le plătește emitentului, reglând această parte salarială, partea angajatorului și cheltuielile de emitere. În cazul biletelor pe suport electronic, întreaga gestionare se realizează printr-o interfață electronică on-line, iar angajatorul ”reîncarcă” suporturile electronice ale salariaților beneficiind de sistemul direct on-line imediat ce acest lucru se dovedește necesar.

Utilizatorii: salariați și colaboratori

Utilizatorii, adică salariații și colaboratorii vizați sunt norocoși: întreaga funcționare a bonurilor de masă este organizată de așa manieră încât sistemul să fie pe cât de simplu, pe atât de funcțional pentru ei. Într-un fel, ei nu au decât să aleagă restaurantul sau magazinul unde să le cheltuiască. Trebuie totuși să aibă grijă la câteva condiții de obținere și utilizare.

Condiții de obținere

Salariații nu o știu întotdeauna, dar și ei sunt liberi să adere la sistem sau nu, chiar dacă angajatorul a aderat el însuși.
În cazul în care salariatul nu ar dori să beneficieze de sistem, regulile de funcționare ale tichetelor restaurant și ale altor bonuri de masă îl obligă să își comunice scris refuzul. Angajatorul va trebui atunci să îi dea o indemnizație compensatorie.
Dacă salariatul alege să adere la sistem, trebuie să aibă grijă să îndeplinească condițiile de obținere și, dacă este cazul, să i le amintească angajatorului care nu ar dori să îi acorde bonurile.
Astfel, sub rezerva condițiilor de distribuire eventual stabilite de angajator și expuse mai sus:
- Colaboratorul poate fi salariat al sectorului privat sau al sectorului public;
- Poate fi cu contract determinat sau nederminat;
- Poate fi salariat cu normă întreagă sau cu jumătate de normă, atâta timp cât timpul de muncă este conform pentru obținerea unei pauze de masă;
- În sfârșit, în mod firesc, trebuie să achite 10% impozit pe salariu pentru tichetele de masă.

Condiții de utilizare

Condițiile de utilizare a bonurilor de masă sunt adesea un subiect de dispută între utilizatori și comercianți.
Angajații trebuie să știe că au dreptul de a cere acceptarea bonurilor de masă:
- Care sunt totdeauna valide (iar dacă nu mai sunt de mai puțin de 15 zile, pot să ceară angajatorului să le schimbe),
- În toate locurile care au declarat că le acceptă;
- Într-un raion în care utilizatorul poate să își valorifice bonurile;
- Pentru o valoare maximă 15,18 Ron pe zi;
- În proporție de un bon pe fiecare masă servită;
- Și doar pentru a plăti nota la restaurant, fructe și legume sau preparate alimentare consumabile imediat (chiar dacă trebuie să fie reîncălzite), proaspete, în cutie sau congelate.
Teoretic, salariatul nu poate utiliza bonurile de masă duminica, în timpul sărbătorilor legale sau concedii.
Utilizarea suportului electronic permite utilizatorului să nu mai efectueze toate aceste verificări: fie plata cu cardul funcționează, fie nu funcționează!

Beneficiarii finali: comercianții

Beneficiarii finali ai bonurilor de masă sunt comercianții care acceptă să participe în sistem. În schema de funcționare a tichetelor restaurant și a altor bonuri de masă, le revine obligația de a respecta condițiile de acceptare a bonurilor de masă de către utilizatori și să încaseze efectiv prin decontarea valorii nominale a biletelor de către emitenți.

Condiții de acceptare ale bonurilor de masă

Comerciantul trebuie să garanteze condițiile de acceptare a bonurilor prezentate mai sus drept condiții de folosire a bonurilor de către angajat. În nici un caz nu poate da rest la aceste bonuri.
În comparație cu angajatul, care poate cere ca bonurile restaurant valide să fie acceptate de comerciantul afiliat, comerciantul poate refuza să le accepte în tot cazul, chiar dacă toate condițiile de utilizare sunt respectate.
În schimb, comerciantul poate, de asemenea, să se decidă să accepte bonurile de masă, chiar dacă anumite condiții nu sunt respectate.
Astfel, acceptarea a mai mult de un bon de masă este în general admisă de către restaurante și comercianți, la fel ca și utilizarea lor duminica sau în timpul concediului salariatului, ba chiar depășirea pragului 15,18 Ron … De fapt, când bonurile sunt imprimate și valabile, comerciantul poate acționa după bunul său plac, aceasta nu îl va împiedica să obțină sumele corespunzătoare bonurilor utilizate!

Condiții de încasare a contravalorii bonurilor

În calitate de ”beneficiar final” comerciantul, obține de la emitenți contravaloarea bonurilor.
În schema de funcționare a tichetelor restaurant și a bonurilor de masă, fiecare emitent fixează regulile de rambursare ale bonurilor către restaurante și comercianți. Mai exact, aceasta înseamnă că este la latitudinea emitenților să impună comercianților comisioane legate de operațiunile de rambursare ale bonurilor.
Cadrul legal a impus totuși o regulă tuturor emitenților: reglementarea bonurilor de masă prezentate de restaurantele afiliate trebuie să se realizeze în următoarele 21 de zile ulterioare predării acestora.
La rândul lui, comerciantul este el însuși legat printr-o dată limită, privind trimiterea către emitenții bonurilor de la care vrea să obțină rambursarea: acest termen nu poate depăși două luni de la sfârșitul anului civil de utilizare a bonurilor de masă, ”anul emiterii”.