Ce trebuie știut înainte de achiziționarea unui sistem de monitorizare GPS pentru afaceri

Monitorizarea auto GPS în afaceri este în prezent un apanaj al tuturor nu doar al marilor societăți de transport rutier sau de taxi. Mai accesibile, mai inteligente, tehnologiile de monitorizare prin GPS a mașinilor de companie s-au adaptat numeroaselor problematici specifice unei profesii sau unui sector economic. Beneficiile, în termeni de siguranță, de control, de mulțumire a clientului și în mod general pentru optimizarea gestiunii flotelor auto de companie, fac ca aceste echipamente să fie foarte tentante. Cu toate acestea, trebuie să facem următorul pas? Ce trebuie știut înainte de achiziționarea unui sistem de monitorizare GPS de afaceri? Mai exact, care sunt avantajele concrete ale acestui sistem? Care este cadrul legal care reglementează utilizarea acestuia? Care sunt cele mai bune întrebări pentru a obține oferte în monitorizare prin GPS, realmente utile, și cum se poate descifra codarea acestor oferte?

Monitorizarea auto GPS pentru afaceri: un potențial extraordinar, strict încadrat prin lege

Monitorizarea prin GPS în timp real a vehiculelor de companie oferă numeroase avantaje, pentru optimizarea întregii gestiuni a flotei. Potențialul acestui tip de instrument poate fi exploatat în conformitate cu un cadru legal strict.

Monitorizarea GPS pentru afaceri - instrument de optimizare a gestiunii flotelor

Monitorizarea GPS în timp real - sau aproape real – aduce numeroase avantaje pentru gestiunea flotelor de companie.

De fapt, ea permite:

• Localizarea în orice moment a vehiculului celui mai apropiat de depozit și / sau de locul de livrare, cu scopul de a organiza transporturi în flux continuu,
• În cazul companiilor de taxi, localizarea vehiculului celui mai apropiat de client pe care trebuie să îl ia cu scopul de a minimiza timpul de așteptare,
• Verificarea disponibilității șoferilor și a timpul de lucru al acestora,
• Echiparea vehiculului cu module ce conectează senzorii GPS la părțile mecanice critice ale mașinii sau a camioanelor, spre a dispune în timp real de măsuri de siguranță a acestui vehicul, precum presiunea în pneuri, temperatura uleiului sau a motorului, bruscarea accelerațiilor sau a frânelor,
• În mod particular, legarea modulului la rezervorul de benzină, spre a evalua consumul,
• În sprijinul datelor oferite de către senzorii acestor module, activarea alarmei destinate fie șoferului, fie supervizorului, fie ambilor, care se declanșează în cazul în care anumite valori predeterminate sunt depășite, sau chiar oprirea motorul ui de la distanță,
• Tot pentru sprijinirea acestor date, de a forma șoferii în spiritul condusului ECO ,
• Economisirea timpului pe trasee și a banilor în ceea ce privește consumul de carburant,
• Îmbunătățirea productivității șoferilor.

Limite legale foarte stricte pentru reglementarea monitorizării GPS în afaceri

Aceste posibilități sunt în prezent strict reglementate de lege.

Sunt interzise mai multe forme de utilizare, precum:

• Verificarea respectării limitelor de viteză,
• Stabilirea controlului permanent asupra activităților unui colaborator,
• Urmărirea deplasărilor reprezentanților personalului, când este vorba despre deplasări legate de exercitarea mandatului acestora,
• Localizarea colaboratorilor sau angajaților în afara timpului de lucru,
• Verificarea timpului de lucru a unui colaborator, în cazul în care ar fi fost instalat un alt dispozitiv.

De altfel, angajații care își organizează singuri timpul de lucru precum vânzătorii ambulanți nu pot fi subiecți ai unui dispozitiv de monitorizare prin GPS.

Stocarea și accesul la datele înregistrate de sisteme sunt, de asemenea, reglementate.

Compania care utilizează aceste sisteme trebuie deci să garanteze:

• Că accesul la date este restrâns la personalul autorizat al angajatorului sau al prestatorului (fără numele șoferilor pentru aceștia din urmă),
• Că accesul la înregistrări este posibil pentru fiecare șofer vizat , folosindu-se un acces securizat,
• Că angajatorul ține un registru al tuturor accesărilor datelor,
• Că angajatul vizat a fost informat asupra identității responsabilului de procesare, asupra obiectivului colectării datelor, asupra dreptului de a se opune instalării dispozitivului, asupra drepturilor de accesare și de reclamare,
• Că datele nu vor fi păstrate mai mult de două luni, un an sau cinci ani, în funcție de obiectivul urmărit.

În conformitate cu RGPD (Regulamentul General privind Protecția Datelor) sistemele de colectarea a datelor și datele colectate trebuie înscrise în registrul de activități de prelucrare a datelor cu caracter personal al companiei.

Cum se optimizează cererile de ofertă pentru monitorizarea GPS în afaceri

Diferiții furnizori de sisteme de monitorizare prin GPS a vehiculelor de companie propun oferte foarte diferite, cu o arie de funcționalitate variabilă, și utilizează baze de tarifare foarte variabile, astfel încât este necesar de știut ce întrebări trebuie puse la solicitarea ofertelor.

De asemenea, trebuie înțelese structurile costurilor posibile legate de aceste oferte pentru a înțelege devizele obținute.

Lansarea întrebărilor potrivite pentru obținerea devizelor folositoare

Dată fiind marea diversitate a ofertelor pe piață, un administrator care dorește să își     echipeze flota auto cu sisteme de monitorizare prin GPS, are tot interesul să ceară cât mai multe devize furnizorilor specializați pentru a fi sigur că a găsit sistemul care corespunde cel   mai bine nevoilor sale.

Mai multe întrebări permit detalierea acestor nevoi, în mod special referitoare la:

• Mărimea flotei,
• Tipul de vehicule ale acesteia,
• Distanța medie și natura deplasărilor,
• În mod particular posibilitatea depășirii frontierele naționale,
• Natura activității,
• Regularitatea rapoartelor de poziționare solicitate – în timp aproape real sau la intervale regulate,
• Autonomia senzorilor achiziționați,
• Tipurile de beneficii ale sistemelor de monitorizare prin GPS așteptate ca  prioritare, între care îmbunătățirea siguranței, a controlului, a gestiunii flotei, economia de carburant…,
• A bugetului disponibil pentru monitorizarea prin GPS a mașinilor de companie,  dar și beneficiile așteptate aferente acestor investiții.

Servicii on-line precum Comapneo permit obținerea ofertelor pentru sistemele de monitorizare GPS în afaceri și compararea cu ușurință a ofertelor propuse de cei mai buni furnizori specializați de pe piață.

Înțelegerea modurilor de tarifare și costurile monitorizării prin GPS pentru profesioniști

Problema bugetului disponibil este esențială firește; trebuie așadar să se știe că prețul sistemelor de monitorizare prin GPS nu se oprește doar la prețul senzorului GPS pentru profesioniști care se instalează în vehiculul de localizat.

Pentru că este vorba despre soluții reunind hardware, software și servicii, sistemele de monitorizare prin GPS pot fi mai mult sau mai puțin complete, iar tarifarea să ia multiple forme.

În primul rând, componentele unui sistem complet sunt:

• Un senzor GPS per vehicul de localizat în flotă,
• Unul sau mai multe module hardware suplimentare de adăugat acestor senzori pentru a-i conecta la motor și în diverse puncte de control ale vehiculului cu scopul de a urmări în timp real valorile cheie asupra stării acestui vehicul,
• O soluție software pentru a exploata în timp real datele comunicate de acești senzori și TRAKERS și pentru a realiza rapoartele utilizabile de către supervizor,
• Servicii de telecomunicație pentru transmiterea datelor între senzorii GPS ai vehiculului și centrul de control al supervizorului flotei.

În al doilea rând, furnizorii de sisteme de monitorizare prin GPS pentru afaceri pot să aleagă să factureze aceste diferite elemente pe mai multe baze diferite care pot fi reunite în aceeași ofertă:

• Un abonament lunar pentru totalitatea soluțiilor, toate comisioanele incluse,
• Un abonament pentru soluția software și un abonament distinct pentru transmisiile de date, aproape la fel ca un abonament de telefonie mobilă – pot fi propuse mai multe ”pachete” cu opțiuni diferite, de către același furnizor,
• Comisioane specifice la transmisia de date,
• Un sistem de comisioane.

În al treilea rând, caracteristica de bază a echipamentului, adică senzorii GPS, care pot reprezenta un cost important, pune problema modului de achiziționare.

Sunt oferite, în general, două posibilități fiecare având avantajele și inconvenientele sale:

• Cumpărarea efectivă a hardware-lui,
• Închirierea hardware-lui : este atunci de luat în calcul un abonament complet care acoperă toate cheltuielile referitoare la hardware, software și servicii de telecomunicație.